为了进一步加强我院行政印章的管理、堵塞漏洞，使印章的使用趋于标准化、规范化，提高办事效率，特制定本规定。
学院印章由专人管理，存放办公室专柜。管理人不得将印章自行委托他人代管。用章应在办公室内，无特殊情况未经批准不得将印章带离办公室。不得给空白信件盖印。学院各单位或个人需要加盖学院行政印章者，均需按规定填写《中德工程学院行政用章登记表》后方可办理：
一、公文、公函类
1、学院行政文件、请示、报告、决定、通知等必须经院领导批准签字，方可加盖公章；
2、各类协议书、合同书、意向书、科研项目申报书、各类报表等须按学校学院要求填写相关表格并经主管领导及相关院领导批准，方可加盖公章；
3、学生的成绩证明，必须由教务老师审核成绩并签字认可，方可加盖印章。
4、其他对外证明，包括论文发表证明、邮寄各种材料证明、设备签收证明等均须课题负责人签字，主管领导批准，方可加盖印章。
5、学生对外联系、对外宣传、外出活动等证明必须由所在班级辅导员签字，报主管领导批准，方可加盖公章。
二、奖状、荣誉证书类
奖状、荣誉证书类主要包括以学院名义颁发的各类奖状、奖励证书、荣誉证书等，需加盖学院印章者，必须经主管领导批准签字，方可加盖印章。
三、鉴定、介绍信类
1、对外实验数据证明、鉴定结果、各类论文评阅表须加盖学院印章者，必须按程序经学院主管领导批准后方可盖印章。
2、学院教职工因公外出须出具介绍信等身份证明，须经主管领导批准，方可加盖公章。
3、学院教职工出国等证明须填写相应的申请表，经学院院长或书记签字后，方可加盖学院公章。
四、报帐
1、教职工使用学院经费报帐需经院长签字、使用课题经费报账课题负责人签字，可加盖学院公章。
以上规定没有涉及到的其他情况需要加盖学院印章者，必须经院领导批准后方可办理。